Pedro R. se encuentra recién aterrizado de su descanso estival. Está a punto de concluir su primer día de trabajo y se le ve incómodo, tirante. Podría achacarse al síndrome posvacacional, pero nada más lejos de la realidad. El caso es que, tras saludar a todo el mundo y relatar lo bien que lo ha pasado las últimas semanas, encendió el ordenador... y nunca más se supo. Su irritabilidad proviene de los más de 100 correos electrónicos que ya ha revisado y los cerca de 300 que aún le aguardan amenazantes desde la pantalla. ¡Con todo el trabajo que hay que hacer!

Esta escena a buen seguro le resultará familiar. Decenas y decenas de e-mails acumulados durante las vacaciones pendientes de abrir, leer, clasificar, responder... Y no hay alternativa buena: o borrarlos todos sin leerlos o, para los más previsores, haber estado robando tiempo de descanso. «Incluso cuando me voy de vacaciones llevo mi laptop y reviso mi correo ­afirma Antonio Caloto, director general de Intel Corporation Iberia­. Reconozco que es una mala costumbre, pero prefiero eso a encontrarme varios cientos de e-mails a la vuelta. Lo hago a escondidas de mi familia. Procuro levantarme cuando aún están dormidos, para que no me vean».

Si esta situación sólo se diera una o dos veces al año podría pasar. Pero hay mucha gente que recibe decenas e incluso cientos de mensajes al día. ¿Qué hacer ante la avalancha del correo?

Por ejemplo, Víctor Domingo, presidente de la Asociación de Internautas, recibe entre 215 y 280 mensajes diarios. Juan Pí, presidente de IBM España y Portugal, sitúa su cifra particular entre la centena y 150. El mismo Caloto estima su media entre 70 y 90 por jornada. En la misma línea está Miguel Pérez Subías, presidente de la Asociación de Usuarios de Internet (AUI), que recibe unos 80.

Enorme vitalidad.

Y es que la vitalidad de esta herramienta es enorme. Pese a que en muchas ocasiones se conoce al correo electrónico como la cenicienta de Internet por la escasa atención que recibe, lo cierto es que para mucha gente resulta ya indispensable.

Como explica Víctor Domingo «ahora mismo no podría vivir sin el correo electrónico. Es el mejor invento de Internet, poder mandar un mensaje a un tío de la Bolsa de Nueva York y en dos minutos está allí y te contesta».

Así, según el boletín Electronic Mails y Messaging Systems, en junio de 1997 existían alrededor de 165,9 millones de direcciones de correo electrónico en todo el mundo, cifra que se elevaba a 233,8 millones en septiembre del año pasado. Con este creciemiento, en la actualidad podría haber más de 300 millones de cuentas de correo electrónico.

Su uso se extiende hasta tal punto que muchos políticos norteamericanos reciben mensajes diarios en los que se les informa cuántos de sus representados están a favor o en contra de tal o cual medida legislativa. Y, por ejemplo, la consultora Yankee Group estima que cada usuario recibe un promedio de 30 mensajes diarios.

Pero, más importante aún, el correo electrónico evita viajes, llamadas de teléfono y faxes. Por ejemplo, al presidente de IBM España, Juan Pí, le ha evitado un viaje fijo todos los meses: «antes teníamos una reunión mensual de negocios en París, por lo que todos mis antecesores tenían que desplazarse a Francia cada cuatro semanas. Desde que yo estoy aquí, hace más de un año, he estado en París sólo una vez. Aunque el cara a cara sigue siendo importantísimo, el e-mail te libera de muchísimas tareas rutinarias». Del mismo modo, Caloto asegura que «hace muchos años que no envío ni recibo faxes».

Por cierto que en IBM aseguran usar el e-mail desde hace quince años. Aunque entonces no existía Internet, hace 10 años ya tenían conectadas trescientas y pico mil personas. Eso sí, todos ellos empleados de la empresa.

Estrategias. Claro que no todo son ventajas. Uno de los mayores inconvenientes del correo electrónico es la dependencia que genera. En ocasiones requiere varias horas al día para revisar y contestar todos los mensajes que se reciben. Y lo cierto es que no existe una fórmula mágica para gestionar esta avalancha. Eso sí, se pueden usar algunos trucos para facilitar el trabajo. Cada usuario tiene su propia estrategia personal. Hay quien los va revisando sobre la marcha según los recibe, pero son los menos.

«Le dedico normalmente media hora o tres cuartos en un momento del día, mientras estoy en la oficina. Y, después de cenar, ya tranquilo en casa, otra media hora. Creo que es un error estar pegado al correo y contestar mensajes todo el tiempo. Salvo que sea algo urgentísimo, como el acuerdo de esta semana con Cisco, sólo atiendo el correo en esos dos momentos del día» asegura Juan Pí.

Eso sí, cualquiera que sea el método elegido, el objetivo de todos aquellos que dependen profesionalmente del correo electrónico es «que no haya un mensaje que no sea contestado durante la jornada laboral».

Una vez establecido cuándo se va a revisar el correo, hay que clasificarlo, leerlo y responderlo. Para evitar confusiones, es frucuente tener varias cuentas. «Yo aconsejo tener una cuenta pública o profesional y otra privada», sentencia Pérez Subías. Incluso puede crearse una segunda profesional para, por ejemplo, los clientes más importantes.

Este puede ser el primer paso, pero existen otras posibilidades. De las más eficaces es el uso de filtros incorporados en el propio software que, personalizados, desvían automáticamente los correos a uno u otro apartado, se trate de lo que se trate.

Correo basura.

Así se pueden redirigir ciertos e-mail, como los suscritos o los que llegan de listas de distribución, etiquetar automáticamente los mensajes no personalizados (en general menos urgentes) y, de paso, identificar los no deseados (spam, en inglés).

El correo basura suele ser de carácter comercial y es un abuso del que muchos internautas empiezan a estar hartos. Un estudio realizado por Gartner Group entre 13.000 personas al que se alude en el último boletín de la AUI pone de manifiesto que nueve de cada diez usuarios son víctimas del spam al menos una vez por semana. Y es que si ya de por sí es tedioso revisar el correo, perder el tiempo con este tipo de mensajes puede acabar con la paciencia de cualquiera.

Domingo recibe cinco o seis de estos mensajes todos los días. Su particular forma de protestar es devolverlos a su remitente multiplicados mediante un programa.

Y el spam no es el único problema del e-mail. Otro muy claro es su vulnerabilidad: muy poca es consciente de lo sencillo que resulta que le lean su correo. Y si no, que se lo digan al mismísmo Bill Gates que ha tenido que ver cómo cómo los abogados del Gobierno estadounidense presentaban como prueba de la acusación durante el juicio antimonopolio contra Microsoft, mensajes de su correo electrónico.

«Sólo por la forma como me mira ese tío, estoy segura de que lee mis correos». «Ese tío» es el administrador de sistemas de una pequeña empresa asturiana. La víctima de su espionaje, en este caso una chica joven, podría ser cualquiera de los treinta y pocos empleados, e incluso cualquiera de sus jefes.

«Pero si para leer mis mensajes tengo que teclear un código de acceso (password en inglés)...»

Sí, claro, pero sólo desde el ordenador del usuario. El administrador de sistemas accede a ellos desde otra máquina, aquélla en la que se centralizan todo el correo electrónico de la empresa. Y, por supuesto, no necesita que nadie le autorice, ya que para eso es el administrador y tiene todos los privilegios necesarios. Es más, puede haber más gente en la empresa, subadministradores o jefes de departamento, con autorización suficiente para acceder al correo de otros.

Lógicamente, hay muchos administradores de sistemas que no tienen el más mínimo interés en leer los mensajes de sus compañeros de trabajo. Hay otros que en alguna ocasión se pueden haber sentido tentados por el vicio de curiosear en las vidas profesionales o privadas de los demás. Pero los hay incluso que son obligados por sus empresas a realizar una verdadera tarea policial de vigilancia y control sobre el correo del resto de empleados.

Según una reciente estadística de la American Management Association (AMA), sobre mil entrevistas realizadas a miembros de esta asociación, el 27% de las empresas controlaban el e-mail de sus empleados en el año 1998. El año anterior, 1997, la cifra era de un 20%, por lo que se trata de un fenómeno que lejos de descender, va en aumento.

Existen varias formas de realizar este control. Lo más frecuente es comprobar de dónde viene y a dónde se dirigen los mensajes de correo. Aunque por una cuestión de tiempo no se suele leer su contenido, sí queda reflejado el título, día y hora, y dirección de la persona con la que se comunica.

Un segundo sistema, definitivamente ilegal pero relativamente sencillo, consiste en dar instrucciones para que la máquina envíe una copia oculta (bcc, blind carbon copy en inglés) de cada mensaje que llega o sale de determinado usuario. Un tercer método es el de instalar un sniffer, un programa informático oculto que permite leer un mensaje según llega al servidor de correo. Este sistema, usado a menudo por los hackers, tiene el inconveniente de que hay que estar «a la escucha» y cazar el mensaje en el justo momento en que está llegando.

Para evitar esta vigilancia, sólo existe un sistema: instalar un programa de encriptación. PGP es el más famoso y eficaz. Aunque no es sencillo de instalar, es gratuito y la protección está garantizada.

El correo electrónico es una herramienta de gran efectividad, aunque no siempre lo utilizamos como es debido. Estas son unas breves recomedaciones que conviene tener en cuenta para mejorar su eficacia:

- Sea breve en sus mensajes. Mucha gente recibe decenas e incluso cientos de e-mails al día. Y un mensaje excesivamente largo es un buen candidato para irse a la papelera sin haber sido leído.

- Recuerde que su correo electrónico, tanto si es privado como si es de su empresa, no es seguro. Incluso los mensajes antiguos que ya ha borrado pueden ser leídos. Si tiene algún secreto que no desea que se conozca, sólo tiene dos opciones: o no escribirlo, o mandarlo encriptado mediante un programa como PGP (siglas en inglés de Pretty Good Privacy, algo así como 'Privacidad aceptablemente buena' en español).

- No mande archivos añadidos (attachments). Es mucho mejor incluir todo el texto pegado, lo que evita problemas de compatibilidad para abrir luego estos archivos.

- Si el mensaje que envía va dirigido a más de una persona, no olvide seleccionar la opción Bcc (blind carbon copy). Si no lo hace así, cada uno de los destinatarios recibirá los nombres y direcciones de todos los demás incluidos en el mensaje.

- Procure contestar inmediatamente todos los mensajes, nada más leerlos. La mayor ventaja del e-mail es su inmediatez y si lo deja para luego corre el riesgo de olvidarlo y, en cualquier caso, la demora le hará perder eficacia.

- Conviene tener más de una cuenta de correo. Así evitará que se mezclen los mensajes profesionales y los privados.

- No use el correo electrónico como herramienta publicitaria: mucha gente le odiará si lo hace. Y pueden inundarle con mensajes de protesta.