Imperio del 'bit'.
Frente a la oficina del 'átomo' (de lo sólido, de lo tangible) se está pasando a la oficina del 'bit' (lo inmaterial, lo virtual), para regocijo de Nicholas Negroponte, gurú de la revolución digital. Como alternativa al fax se impone el correo electrónico, lo mismo que las pantallas frente al papel. Las empresas de tecnología punta (caso de Ericson, en Suecia) han sido las primeras en implantar el nuevo concepto de oficina, dando ejemplo a las menos avanzadas. Los espacios son abiertos, casi sin máquinas a la vista. Al llegar a la oficina se abre una taquilla y se extrae la mesa con la máquina, o el maletín con el portátil. Al terminar, se guarda hasta el día siguiente.
El espacio de la oficina se diseñará en función de su entramado informático. Cada trabajador podrá tener en su mesa un ordenador PC o uno NC (Network Computing). En el NC, es la red local la que gestiona la capacidad de proceso de los sistemas operativos, de las aplicaciones y de todos los servicios que requiere el usuario. Pero el PC puede actuar de forma autónoma o, como el NC, a través de la red. La complementariedad entre telefonía e informática permitirá que los ordenadores estén conectados con todo el mundo a través de las líneas de alta capacidad.
Teléfonos.
Olvídese de su centralita telefónica actual. En el futuro, la multimedia facilitará las llamadas, el intercambio de datos y señales de vídeo desde un PC, en la oficina y fuera de ella. Las nuevas centralitas de teléfonos compartirán la infraestructura y los recursos de gestión con la configuración de red para datos.
La propia pantalla del ordenador puede ser el teclado del teléfono. Un ejemplo de ello es la Pantalla de Llamada Personal, de la empresa sueca Ericsson. Con sólo hacer un 'clic' en un símbolo gráfico en la pantalla del ordenador, el usuario puede llamar, introducir notas en el ordenador o ver a la persona que está llamando.
Otra aplicación de la multimedia es la videoconferencia, que permite convocar reuniones de trabajo en lugares diferentes y en tiempo real. Gracias a este sistema, dos personas pueden trabajar también con un mismo documento en tiempo real. Dos arquitectos podrían retocar simultáneamente un plano y discutir aspectos del mismo como si estuviesen en la misma sala.
Llegará, incluso, un día en que el teclado servirá para poco, porque el usuario podrá hablar directamente con la máquina. En este sentido, la gran estrella de IBM en Simo '96 ha sido el OS/2 WARP 4.0, un sistema operativo que permite manejar el ordenador directamente con la voz. Reconoce la voz de cualquier persona sin necesidad de una lectura previa.
Oficina móvil.
Hay algunos que lo tienen muy claro: "Mi trabajo está donde quiero trabajar", dicen. La oficina móvil es la respuesta. Se compone de un portátil, con las mismas prestaciones que un PC de mesa, una tarjeta de comunicaciones y un teléfono móvil. A través del teléfono, el usuario puede conectar con cualquier parte del mundo y enviar y recibir información. Ya existen en el mercado equipos muy potentes y de reducidas dimensiones. Algunos sólo pesan medio kilo. Varios expertos barajan la posibilidad de acoplar los portátiles a cada profesión. De forma que si un arquitecto necesita hacer proyectos sobre el terreno, su ordenador le permita tomar fotografías y enviarlas a su despacho.
Ofimática multifuncional.
El gran salto se ha dado a partir de la tecnología digital, que permite leer un documento una vez y hacer 20 copias del mismo, mientras que con las máquinas tradicionales sólo se leen las 20 copias. Así, por ejemplo, ya es una realidad la copiadora-impresora-escáner-fax, conectada a una red. Es decir, su primer soporte ya no es el papel, porque el usuario envía las órdenes a través de su ordenador. Su tamaño es reducido y, de momento, es una gran solución para las pequeñas oficinas. Un ejemplo es la Xerox Document Centre, de Rank Xerox, con una capacidad de 20 ó 35 páginas por minuto. Sus precios oscilan entre los 2,4 millones de pesetas de la primera y los 4,5 millones de la segunda.
Para empresas con grandes tiradas de páginas, hay máquinas potentes que integran copiadora e impresora y que, a diferencia de las anteriores, imprimen más de 70 páginas por minuto. Son los equipos de Cannon, cuyo precio supera los 10 millones. Con la nueva ofimática, la oficina se llenará de color. El blanco y negro tiene los días contados. Si necesita color, el mercado ya ofrece soluciones, como por ejemplo la gama Aficio de Ricoh, que cuenta con máquinas capaces de imprimir y copiar papeles de alto gramaje, como cartulinas. Los precios de la última generación rondan los 4 millones.
Las oficinas actuales son una fuente inagotable de papel: folios, libretas, archivadores, armarios y hasta almacenes repletos. Pero el principal soporte de la nueva oficina será el ordenador. De hecho, están proliferando las empresas que diseñan sistemas y proyectos de gestión de documentos, cuyo objeto es la informatización de cualquier papel que aparezca en la oficina. La estrella, en este caso, es el escáner.
La Nueva Secretaria
Mientras las nuevas tecnologías de la informática auguran poco trabajo para las secretarias, en la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias de España (Fenas)aseguran que esta figura no desaparecerá nunca. Pero, al mismo tiempo, son conscientes de que el sector está cambiando y de que será necesaria una puesta al día, formativa y mental.
En un futuro no muy lejano, las escalas de trabajo se reducirán a dos grandes bloques: el secretariado global y el ejecutivo. En los dos casos, la secretaria deberá ser una experta en el manejo de los paquetes informáticos. Pero no sólo eso, que ya es bastante. Además, deberá dominar más de un idioma y tener responsabilidad en la toma de decisiones.
