Estrategias de gestión y diseño del espacio de oficinas en «Zonas Prime». SV245

GUIA INMOBILIARIA Y DEL HOGAR

EL MUNDO - Viernes 22 de Marzo de 2002 - Número 245
PROFESIONAL

Optimizar espacios inutilizados, externalizar actividades, prestar atención a los trabajadores y chequear periódicamente todas las necesidades, entre las medidas a tener en cuenta
INFORME AGUIRRE NEWMAN
Estrategias de gestión y diseño del espacio de oficinas en «Zonas Prime»
Diez consejos y recomendaciones concretas para los «facility managers»

Se denominan Zonas Prime a las áreas más prestigiosas de las grandes ciudades en las que se encuentran ubicadas las empresas nacionales y multinacionales más importantes. En estas zonas y sus afines (zonas A1) se dan los precios de alquiler más elevados (alrededor de los 36,06/48,08 euros en Madrid, y los 21,04/30,05 euros en Barcelona). También aquí se encuentran las cifras más bajas de niveles de disponibilidad (en algunos casos inferiores al 1%).

Actualmente, alrededor del 80-85% de la nueva oferta de oficinas se concentra en zonas descentralizadas y fuera de las ciudades. En esta situación, encontrar suelo abundante y a precios económicos en el centro de negocios es una misión prácticamente imposible.

En lo que se refiere al diseño de los inmuebles, en los centros de negocios conviven los edificios históricos restaurados con modernos bloques de oficinas, observándose una mayor abundancia de estos últimos. Por lo general, en los inmuebles más antiguos se producen pérdidas de superficie útil sobre la construida de hasta el 19%, mientras que en los más actuales estas cifras se reducen. Aún teniendo en cuenta estas diferencias, el rasgo común es el alto precio del suelo que ocupan.

Entre el 8% y 10% del presupuesto total de una organización se dedica a costes inmobiliarios (alquiler, mantenimiento, servicios de soporte al negocio y al empleado). En Zonas Prime, más del 20% de estos gastos corresponde al alquiler y alrededor del 40%, al mantenimiento y conservación de los inmuebles.

Sin llegar a plantearnos el huir de estas zonas a otras en las que el suelo sea menos caro, caben distintas estrategias de contención del gasto y optimización del espacio que pueden ayudar a minimizar el impacto de estos costes:

1.- Análisis de necesidades
No todas las empresas realizan un análisis en detalle y realista de sus necesidades. Hay que analizar la empresa, su negocio, objetivos estratégicos, la importancia de la localización en su sector, su situación actual y sus previsiones de crecimiento, así como las características de sus procesos de producción y recursos humanos.

2.- Asesoramiento previo
Recurrir a un consultor inmobiliario de prestigio es una inversión segura. Este tipo de profesionales no sólo ayudará a encontrar la oferta que más se ajuste a las necesidades, sino que además la negociación será transparente y en las mejores condiciones. Asimismo, asesorará sobre las características del edificio a través de auditorías profesionales de inmuebles.

3.- Diseñar el espacio
En España, la media de m2 por trabajador se sitúa en torno a los 13 m2 (casi el doble de la media americana, que es de unos 7,5 m2). En esta cifra se tienen en cuenta el espacio destinado a puestos de trabajo, las áreas de circulación y zonas comunes. En Zonas Prime, la densidad puede llegar a oscilar entre 8 y 12 m2 por trabajador.

Es difícil hacer convivir la necesidad de aumentar la densidad para rentabilizar el suelo y, a la vez, asegurar la óptima calidad de vida de los trabajadores. A pesar de esta dificultad, arquitectos e interioristas disponen de recursos que ayudan a suavizar el impacto de estas altas densidades de ocupación.

La utilización de espacios abiertos (oficinas paisaje) facilita enormemente este objetivo. También el uso de mobiliario modular, de utilización flexible y dimensiones no muy grandes, es apropiado para estos espacios. Los colores neutros, los tonos claros, la pureza de líneas y el cuidado de la iluminación son esenciales en estos entornos.

4.- Estrategias de trabajo
Varios estudios demuestran que determinados puestos de trabajo se ocupan sólo el 30% del tiempo. Es necesario preguntarse si en la organización caben estrategias de uso del espacio tipo hot desking o hotelling (puestos de trabajo no asignados y de ocupación rotativa). Estas dinámicas, junto con el teletrabajo (a tiempo total o parcial) producen importantes ahorros.

5.- Cuidar al empleado
En los edificios del centro de negocios, salvo excepciones, dada la carestía del suelo es habitual que prime la necesidad de rentabilidad sobre la comodidad de los trabajadores. En cualquier caso, se puede minimizar el impacto psicológico de altas densidades con políticas de atención al empleado.

6.- «Externalizar» espacio
Muchas empresas alquilan salas en hoteles para presentaciones o seminarios. En países como el Reino Unido es habitual, además, encontrar compañías que tienen sus reuniones de trabajo en espacios públicos próximos (cafeterías, restaurantes, colegios...) con los que se hayan llegado a acuerdos.

7.- Rentabilizar espacio
Si se dispone de espacios cuyo uso no es continuo pero de los que no se quiere o puede desprender, ¿por qué no plantear su alquiler eventual? Muchos edificios de oficinas tienen atrios singulares, salones de actos y salas de formación o reunión que son perfectamente alquilables. En caso de que se opte por este tipo de soluciones habrá que tener en cuenta cuestiones de seguridad, higiene y atención a la imagen de la empresa.

8.- El impacto de los cambios
El entorno de cambio permanente de la economía obliga a las organizaciones a adecuar constantemente sus productos, sus procesos y sus estructuras para dar respuesta al mercado. Esto se refleja en el espacio con continuos cambios de ubicación de las personas, rediseños del espacio, movimientos e introducciones de mobiliario.

Para minimizar este coste hay que diseñar el espacio de forma modular, con mobiliario ligero y fácilmente reconfigurable. Además, las instalaciones (electricidad, redes voz-datos...) estarán pensadas para dar respuesta a estas necesidades cambiantes, de forma que no limiten la movilidad de los profesionales o del mobiliario. Las necesarias compartimentaciones del espacio se habrán solucionado a través de mamparas ligeras, de tal forma que su reubicación no resulte traumática ni necesite obras de gran envergadura.

9.- Monitorizar el espacio
Para asegurar que las estrategias de diseño y uso del espacio son adecuadas, y teniendo en cuenta el cambio continuo al que se ven sometidas las empresas actualmente, es indispensable realizar continuos chequeos de espacio. Éstos servirán para medir la salud del mismo desde distintos puntos de vista: la satisfacción de los trabajadores y la adecuación de su diseño y sistemas a la función de contribuir a los objetivos competitivos de la organización. Cuestionarios de satisfacción e indicadores de funcionamiento son algunas de las herramientas de que disponen los consultores expertos en estrategias de entornos de trabajo para este tipo de monitoreo.

Informe realizado por Itziar Ortega, consultor de Aguirre Newman Arquitectura para las páginas Profesionales del suplemento SU VIVIENDA.
iortega@aguirrenewman.es

Medidas medioambientales

Ahorrar energía no es sólo una cuestión medioambiental, sino que, además, tiene un beneficio económico nada desdeñable.

El Rocky Mountain Institute ha evaluado en un 70% lo que podrían ahorrarse las empresas en su factura eléctrica implantando medidas de ahorro energético.

Una auditoría de las instalaciones (calefacción, energía, agua...) realizada por profesionales puede decir si éstas son de ahorro energético o bien puede aconsejar sobre las medidas más adecuadas, tales como las siguientes:

* Las ventanas pueden llegar a producir un gasto extra en calefacción de cerca del 15%. Mejor utilizar ventanas que no se abren (si la ventilación es óptima) o, en su defecto, ventanas dobles y de ajuste total del tipo Climalit.

* El aislamiento debe ser revisado para evitar pérdidas de calor.

V Utilizar elementos estructurales (como pantallas de luz) y colores claros en la decoración que reflejan o tamizan la luz del día.

* Vigilar el recibo de la luz. Observar dónde, cuándo y quién gasta energía.

* Los edificios con atrios y claraboyas presentan mayores índices de aprovechamiento de luz natural.

* Los sensores de movimiento que encienden y apagan la luz, contribuyen a ahorrar energía.

* Los jardines en el tejado son una buena forma de aprovechar el agua de lluvia y aíslan.

* Implantar sistemas de aprovechamiento del agua de lluvia para uso no potable (riego, servicios...).

* Utilizar cisternas de baja capacidad en los servicios.

* Arreglar los grifos que goteen.

* Para mantener la buena calidad del aire, no sólo hay que asegurarse del perfecto diseño y mantenimiento de las instalaciones, sino que además se pueden utilizar pinturas y adhesivos de baja toxicidad para contribuir directamente a este objetivo.

SU VIVIENDA es un suplemento de

GUIA INMOBILIARIA Y DEL HOGAR
EL MUNDO - Viernes 22 de Marzo de 2002 - Número 245 PROFESIONAL

Optimizar espacios inutilizados, externalizar actividades, prestar atención a los trabajadores y chequear periódicamente todas las necesidades, entre las medidas a tener en cuenta INFORME AGUIRRE NEWMAN Estrategias de gestión y diseño del espacio de oficinas en «Zonas Prime» Diez consejos y recomendaciones concretas para los «facility managers»


Se denominan Zonas Prime a las áreas más prestigiosas de las grandes ciudades en las que se encuentran ubicadas las empresas nacionales y multinacionales más importantes. En estas zonas y sus afines (zonas A1) se dan los precios de alquiler más elevados (alrededor de los 36,06/48,08 euros en Madrid, y los 21,04/30,05 euros en Barcelona). También aquí se encuentran las cifras más bajas de niveles de disponibilidad (en algunos casos inferiores al 1%). Actualmente, alrededor del 80-85% de la nueva oferta de oficinas se concentra en zonas descentralizadas y fuera de las ciudades. En esta situación, encontrar suelo abundante y a precios económicos en el centro de negocios es una misión prácticamente imposible. En lo que se refiere al diseño de los inmuebles, en los centros de negocios conviven los edificios históricos restaurados con modernos bloques de oficinas, observándose una mayor abundancia de estos últimos. Por lo general, en los inmuebles más antiguos se producen pérdidas de superficie útil sobre la construida de hasta el 19%, mientras que en los más actuales estas cifras se reducen. Aún teniendo en cuenta estas diferencias, el rasgo común es el alto precio del suelo que ocupan. Entre el 8% y 10% del presupuesto total de una organización se dedica a costes inmobiliarios (alquiler, mantenimiento, servicios de soporte al negocio y al empleado). En Zonas Prime, más del 20% de estos gastos corresponde al alquiler y alrededor del 40%, al mantenimiento y conservación de los inmuebles. Sin llegar a plantearnos el huir de estas zonas a otras en las que el suelo sea menos caro, caben distintas estrategias de contención del gasto y optimización del espacio que pueden ayudar a minimizar el impacto de estos costes: 1.- Análisis de necesidades No todas las empresas realizan un análisis en detalle y realista de sus necesidades. Hay que analizar la empresa, su negocio, objetivos estratégicos, la importancia de la localización en su sector, su situación actual y sus previsiones de crecimiento, así como las características de sus procesos de producción y recursos humanos. 2.- Asesoramiento previo Recurrir a un consultor inmobiliario de prestigio es una inversión segura. Este tipo de profesionales no sólo ayudará a encontrar la oferta que más se ajuste a las necesidades, sino que además la negociación será transparente y en las mejores condiciones. Asimismo, asesorará sobre las características del edificio a través de auditorías profesionales de inmuebles. 3.- Diseñar el espacio En España, la media de m2 por trabajador se sitúa en torno a los 13 m2 (casi el doble de la media americana, que es de unos 7,5 m2). En esta cifra se tienen en cuenta el espacio destinado a puestos de trabajo, las áreas de circulación y zonas comunes. En Zonas Prime, la densidad puede llegar a oscilar entre 8 y 12 m2 por trabajador. Es difícil hacer convivir la necesidad de aumentar la densidad para rentabilizar el suelo y, a la vez, asegurar la óptima calidad de vida de los trabajadores. A pesar de esta dificultad, arquitectos e interioristas disponen de recursos que ayudan a suavizar el impacto de estas altas densidades de ocupación. La utilización de espacios abiertos (oficinas paisaje) facilita enormemente este objetivo. También el uso de mobiliario modular, de utilización flexible y dimensiones no muy grandes, es apropiado para estos espacios. Los colores neutros, los tonos claros, la pureza de líneas y el cuidado de la iluminación son esenciales en estos entornos. 4.- Estrategias de trabajo Varios estudios demuestran que determinados puestos de trabajo se ocupan sólo el 30% del tiempo. Es necesario preguntarse si en la organización caben estrategias de uso del espacio tipo hot desking o hotelling (puestos de trabajo no asignados y de ocupación rotativa). Estas dinámicas, junto con el teletrabajo (a tiempo total o parcial) producen importantes ahorros. 5.- Cuidar al empleado En los edificios del centro de negocios, salvo excepciones, dada la carestía del suelo es habitual que prime la necesidad de rentabilidad sobre la comodidad de los trabajadores. En cualquier caso, se puede minimizar el impacto psicológico de altas densidades con políticas de atención al empleado. 6.- «Externalizar» espacio Muchas empresas alquilan salas en hoteles para presentaciones o seminarios. En países como el Reino Unido es habitual, además, encontrar compañías que tienen sus reuniones de trabajo en espacios públicos próximos (cafeterías, restaurantes, colegios...) con los que se hayan llegado a acuerdos. 7.- Rentabilizar espacio Si se dispone de espacios cuyo uso no es continuo pero de los que no se quiere o puede desprender, ¿por qué no plantear su alquiler eventual? Muchos edificios de oficinas tienen atrios singulares, salones de actos y salas de formación o reunión que son perfectamente alquilables. En caso de que se opte por este tipo de soluciones habrá que tener en cuenta cuestiones de seguridad, higiene y atención a la imagen de la empresa. 8.- El impacto de los cambios El entorno de cambio permanente de la economía obliga a las organizaciones a adecuar constantemente sus productos, sus procesos y sus estructuras para dar respuesta al mercado. Esto se refleja en el espacio con continuos cambios de ubicación de las personas, rediseños del espacio, movimientos e introducciones de mobiliario. Para minimizar este coste hay que diseñar el espacio de forma modular, con mobiliario ligero y fácilmente reconfigurable. Además, las instalaciones (electricidad, redes voz-datos...) estarán pensadas para dar respuesta a estas necesidades cambiantes, de forma que no limiten la movilidad de los profesionales o del mobiliario. Las necesarias compartimentaciones del espacio se habrán solucionado a través de mamparas ligeras, de tal forma que su reubicación no resulte traumática ni necesite obras de gran envergadura. 9.- Monitorizar el espacio Para asegurar que las estrategias de diseño y uso del espacio son adecuadas, y teniendo en cuenta el cambio continuo al que se ven sometidas las empresas actualmente, es indispensable realizar continuos chequeos de espacio. Éstos servirán para medir la salud del mismo desde distintos puntos de vista: la satisfacción de los trabajadores y la adecuación de su diseño y sistemas a la función de contribuir a los objetivos competitivos de la organización. Cuestionarios de satisfacción e indicadores de funcionamiento son algunas de las herramientas de que disponen los consultores expertos en estrategias de entornos de trabajo para este tipo de monitoreo. Informe realizado por Itziar Ortega, consultor de Aguirre Newman Arquitectura para las páginas Profesionales del suplemento SU VIVIENDA. iortega@aguirrenewman.es Medidas medioambientales Ahorrar energía no es sólo una cuestión medioambiental, sino que, además, tiene un beneficio económico nada desdeñable. El Rocky Mountain Institute ha evaluado en un 70% lo que podrían ahorrarse las empresas en su factura eléctrica implantando medidas de ahorro energético. Una auditoría de las instalaciones (calefacción, energía, agua...) realizada por profesionales puede decir si éstas son de ahorro energético o bien puede aconsejar sobre las medidas más adecuadas, tales como las siguientes: * Las ventanas pueden llegar a producir un gasto extra en calefacción de cerca del 15%. Mejor utilizar ventanas que no se abren (si la ventilación es óptima) o, en su defecto, ventanas dobles y de ajuste total del tipo Climalit. * El aislamiento debe ser revisado para evitar pérdidas de calor. V Utilizar elementos estructurales (como pantallas de luz) y colores claros en la decoración que reflejan o tamizan la luz del día. * Vigilar el recibo de la luz. Observar dónde, cuándo y quién gasta energía. * Los edificios con atrios y claraboyas presentan mayores índices de aprovechamiento de luz natural. * Los sensores de movimiento que encienden y apagan la luz, contribuyen a ahorrar energía. * Los jardines en el tejado son una buena forma de aprovechar el agua de lluvia y aíslan. * Implantar sistemas de aprovechamiento del agua de lluvia para uso no potable (riego, servicios...). * Utilizar cisternas de baja capacidad en los servicios. * Arreglar los grifos que goteen. * Para mantener la buena calidad del aire, no sólo hay que asegurarse del perfecto diseño y mantenimiento de las instalaciones, sino que además se pueden utilizar pinturas y adhesivos de baja toxicidad para contribuir directamente a este objetivo.